В данной статье мы объясним основные особенности диаграммы Ганта , и пошагово рассмотрим, . Данный процесс не займет много времени, но если у вас его нет, то вы можете скачать бесплатно итоговый шаблон диаграммы Ганта в Excel .
Все пользователи Excel знакомы с диаграммами, а также знают, как их создавать в Excel. Однако не всем знаком такой тип, как диаграмма Ганта . Данная статья содержит следующие разделы:
Если вы уже знаете, как сделать диаграмму Ганта в Excel , и хотите только скачать шаблон диаграммы Ганта , то он доступен по следующей ссылке:
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграмма Ганта названа в честь Генри Гантта, американского инженера-механика и консультанта по вопросам управления, который изобрел этот график еще в 1910-х годах. Диаграмма Ганта в Excel представляет собой проекты или задачи в виде каскадных горизонтальных гистограмм. Диаграмма Ганта иллюстрирует структуру разбивки проекта, отображая даты начала и окончания, а также различные отношения между действиями проекта и таким образом помогает отслеживать задачи по сравнению с запланированным временем или предопределенными вехами.
Диаграмма Ганта в Excel - Пример диаграммы Ганта
Как сделать диаграмму Ганта в Excel 2016, 2013 и 2010
К сожалению, Microsoft Excel не имеет встроенного шаблона диаграммы Ганта в качестве опции. Тем не менее, вы можете быстро сделать диаграмму Ганта в Excel , используя функциональность гистограммы и добавив немного форматирования.
Мы будем использовать Excel 2013 для создания шаблона диаграммы Ганта , но вы можете точно так же создать диаграмму Ганта в Excel 2016 и Excel 2010 .
Шаг 1. Создание таблицы проекта
Для начала необходимо ввести данные своего проекта в электронную таблицу Excel. Список каждой задачи представляет собой отдельную строку и структуру вашего плана проекта, включая дату начала , дату окончания и длительность , т. е. количество дней, необходимых для выполнения задачи.
Примечание . Для создания диаграммы Ганта в Excel нужны только столбцы «Дата начала » и «Длительность ». Однако, если вы указываете даты окончания, вы можете использовать простую формулу для вычисления «Длительности »:
Диаграмма Ганта в Excel - Таблица проекта
Шаг 2. Создание стандартной диаграммы Excel на основе даты начала
Приступим к созданию диаграммы Ганта в Excel , настраивая обычную линейчатую диаграмму с накоплением.
- Выберите диапазон начальных дат с заголовком столбца, в нашем случае это B1:B11. Обязательно выберите только ячейки с данными, а не весь столбец.
- Перейдите на вкладку «ВСТАВКА » --> группа «Диаграммы » и нажмите «Вставить линейчатую диаграмму ».
- В разделе «Линейчатая » щелкните «Линейчатая с накоплением ».
В результате на вашем листе будет добавлена следующая диаграмма:
Диаграмма Ганта в Excel - Создание линейчатой диаграммы с накоплением
Шаг 3. Добавление данных Длительность к диаграмме
Теперь нам нужно добавить еще один ряд в будущую диаграмму Ганта в Excel .
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области диаграммы и выберите «Выбрать данные » в контекстном меню.
Диаграмма Ганта в Excel - Выбрать данные
Откроется окно «Выбор источника данных ».
- В разделе Элементы легенды (ряды) уже добавлена Дата начала . Теперь нам нужно добавить Длительность.
Нажмите кнопку «Добавить », чтобы выбрать дополнительные данные (Длительность ), которые вы хотите построить в диаграмме Ганта .
Диаграмма Ганта в Excel - Выбор источника данных
- Откроется окно Изменение ряда . Выполните следующие пункты:
- В поле «Имя ряда » введите «Длительность » или любое другое имя по вашему выбору. Кроме того, вы можете поместить курсор мыши в это поле и щелкнуть заголовок столбца (ячейка D1) в своей таблице, выбранный заголовок будет добавлен как имя ряда для диаграммы Ганта.
- В поле «Значения » выберите Длительность, щелкнув по первой ячейке D2 и перетащив мышь до последней D11. Убедитесь, что вы ошибочно не включили заголовок или любую пустую ячейку.
Диаграмма Ганта в Excel - Добавление ряда данных
Нажмите кнопку ОК .
- Теперь вы вернулись в окно «Выбор источника данных » с указанием начальной даты и длительности в разделе «Элементы легенд» (ряды) . Просто нажмите «ОК » и «Длительность » будет добавлена в диаграмму.
Диаграмма Ганта в Excel - Выбор источника данных - Добавлен новый ряд
Полученная гистограмма должна выглядеть примерно так:
Диаграмма Ганта в Excel - Гисторгамма - Промежуточный вид диаграммы Ганта
Шаг 4. Добавление описания задач в диаграмме Ганта
Теперь нам нужно заменить дни в левой части диаграммы списком задач.
- Щелкните правой кнопкой мыши в любом месте области графика (область с синими и красными полосами) и нажмите «Выбрать данные », чтобы снова открыть окно «Выбор источника данных ».
- Убедитесь, что в левой панели выбрана дата начала и нажмите кнопку «Изменить » в правой панели под надписью «Подписи горизонтальной оси (категории) ».
Диаграмма Ганта в Excel - Добавление описания задач в диаграмме Ганта
- Откроется окно Подписи оси , и вы выбираете свои задачи таким же образом, как выбирали «Длительность» на предыдущем шаге. Помните, что заголовок столбца не должен быть включен. Чтобы закрыть открытые окна, два раза нажмите OK .
- На этом этапе диаграмма Ганта должна содержать описание задач в левой части и выглядеть примерно так:
Диаграмма Ганта в Excel - Описание задач в левой части диаграммы Ганта
Шаг 5. Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта в Excel
Теперь у нас есть сводная гистограмма. Мы должны добавить правильное форматирование, чтобы данная диаграмма больше напоминала диаграмму Ганта . Наша цель - удалить синие полосы, чтобы отображались только оранжевые части, представляющие задачи проекта. С технической точки зрения, мы не будем удалять синие полосы, а просто сделаем их прозрачными и, следовательно, невидимыми.
- Нажмите на любую синюю полосу в диаграмме Ганта , чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда данных » в контекстном меню.
Диаграмма Ганта в Excel - Преобразование гистограммы в диаграмму Ганта
- Появится окно «Формат ряда данных ». Во вкладке «Заливка и границы » в группе «Заливка » выберите «Нет заливки », и в группе «Граница » выберите «Нет линий ».
Диаграмма Ганта в Excel - Изменение формата ряда данных в диаграмме Ганта
- Как вы, наверное, заметили, задачи в диаграмме Ганта перечислены в обратном порядке. И теперь мы это исправим.
Нажмите на список задач в левой части диаграммы Ганта , чтобы выбрать их. Появится окно «Формат оси ». Выберите пункт «Обратный порядок категорий » в разделе «Параметры оси ».
Диаграмма Ганта в Excel - Изменение порядка задач в диаграмме Ганта
Результаты внесенных изменений:
- Задачи упорядочены в соответствии с диаграммой Ганта .
- Маркеры даты перемещаются снизу вверх в начало графика.
Диаграмма Excel начинает выглядеть как обычная диаграмма Ганта :
Диаграмма Ганта в Excel - Промежуточная диаграмма Ганта
Шаг 6. Улучшение дизайна диаграммы Ганта в Excel
Добавим еще несколько штрихов для улучшения внешнего вида диаграммы Ганта .
- Удаление пустого пространства в левой части диаграммы Ганта .
Как вы помните, первоначально начальная дата синих полос находилась в начале диаграммы Ганта . Теперь вы можете удалить это пустое пространство, чтобы ваши задачи немного приблизились к левой вертикальной оси.
- Щелкните правой кнопкой мыши по первой начальной дате в таблице данных, выберите «Формат ячеек » --> «Общий ». Запишите число, которое вы видите - это числовое представление даты, в данном случае 42826. Нажмите «Отмена » (!) , потому что нам здесь не нужно вносить какие-либо изменения.
Диаграмма Ганта в Excel - Числовое представление начальной даты
- Нажмите на любую дату над панелью задач в диаграмме Ганта . Щелкните правой кнопкой мыши в данной области и выберите «Формат оси » в контекстном меню.
Диаграмма Ганта в Excel - Удаление пустой области в правой части диаграммы Ганта
- В разделе «Параметры оси » в поле «Минимум » введите число, записанное на предыдущем шаге. Также в этом разделе вы можете изменить основные и промежуточные деления для интервалов дат. Как правило, чем короче время вашего проекта, тем меньшее число вы используете. Вы можете увидеть какие настройки мы используем в нашем примере на нижеприведенном изображении.
Примечание . Если вы пользуетесь Excel 2010, для того чтобы ввести число, вам необходимо выбрать вариант «фиксированное ».
Диаграмма Ганта в Excel - Изменение дат в диаграмме Ганта
- Удаление лишнего пустого пространства между полосами.
Уплотнение полос задач сделает диаграмму Ганта еще лучше.
- Нажмите на любую красную полоску , чтобы выбрать их все; щелкните правой кнопкой мыши и выберите «Формат ряда данных ».
- В диалоговом окне «Формат ряда данных» установите Перекрытие рядов на 100%, а Боковой зазор - на 0% (или близкий к 0%).
Диаграмма Ганта в Excel - Удаление пустого пространства в диаграмме Ганта
И вот результат наших усилий - простая, но симпатичная диаграмма Ганта в Excel :
Диаграмма Ганта в Excel - Финальная версия диаграммы Ганта
Помните, что, хотя диаграмма Excel очень хорошо имитирует диаграмму Ганта, она по-прежнему сохраняет основные функции стандартной диаграммы Excel :
- Диаграмма Ганта в Excel изменит размер при добавлении или удалении задач.
- Вы можете изменить Дату начала или Длительность, диаграмма будет отражать изменения и автоматически настраиваться.
Диаграмма Ганта в Excel шаблон
Вы можете видоизменить свою диаграмму Ганта в Excel различными способами, изменяя цвет заливки, цвет границы, тень и даже применяя трехмерный формат. Все эти параметры доступны в окне «Формат данных ».
Когда вы создали свой дизайн, хорошей идеей будет сохранить диаграмму Ганта в Excel как шаблон для будущего использования. Для этого щелкните правой клавишей мыши в области диаграммы, и выберите пункт «Сохранить как шаблон » в контекстном меню.
Диаграмма Ганта в Excel - Сохранить шаблон диаграммы Ганта в Excel
Если вы хотите скачать бесплатно шаблон диаграммы Ганта в Excel , созданный в этой статье для примера, то он доступен по ссылке.
Диаграмма Ганта широко применяется для визуального представления плана и/или факта исполнения во времени любого сложного процесса, «разбитого» на более мелкие логические этапы. Диаграмму Ганта можно нарисовать на листе бумаги, создать в специализированной программе...
Для управления проектами (MS Project, Primavera, Gantt Project), а можно сделать в MS Excel или OOo Calc, причем практически любой степени сложности.
В этой статье на практическом подробном примере показано создание диаграммы Ганта в Excel. Для тех, кто знаком с этой темой, возможно, будет интересно ознакомиться с предложенным вариантом подготовки исходных данных и алгоритмом планирования.
В качестве примера рассмотрим процесс формирования плана-графика выполнения заказа на поставку строительных металлоконструкций. Хотя примером, конечно, может служить любой иной сложный процесс.
Принятые в статье сокращения:
КБ – конструкторское бюро
ПДО – планово-диспетчерский отдел
ОС – отдел снабжения
ПУ – производственный участок
УПиО – участок покраски и отгрузки
Завод по производству строительных металлоконструкций 12.01.2015 готов подписать договор о поставке 63 тонн балок и стоек компании ООО «ЮГ». Начаться отгрузка готовой продукции должна 04.02.2015. Окончание отгрузки должно произойти не позднее 20.02.2015.
Начальник ПДО присваивает новому заказу № 5001 и начинает составлять таблицу исходных данных для плана-графика выполнения заказа, согласовывая все возникающие вопросы с начальниками отделов и участков. План-график должен дать предварительный ответ на вопрос о возможности выполнить обязательства в срок и предоставить информацию для общего календарного плана загрузки мощностей завода.
Конечный результат, который ждет нас в конце работы, представлен ниже на рисунке, где показаны таблица исходных данных и диаграмма Ганта в Excel в момент времени, когда заказ уже находится в стадии выполнения. (В частности, КБ должно через 1 день — 23.01.15 — завершить разработку всех чертежей по этому заказу.)
Ставим мысленно себя на место начальника ПДО и, запустив программу MS Excel, начинаем движение к представленному результату.
1. Формальные общие данные:
1. Номер заказа пишем
в объединенную ячейку C2D2E2: 5001
2. Наименование заказчика —
в C3D3E3: ООО «ЮГ»
3. Тип металлоконструкций —
в C4D4E4: балки, стойки
4. Массу металлоконструкций в заказе в тоннах заносим
в C5D5E5: 63,000
5. Формулу, выводящую текущую дату записываем
в C6D6E6: =СЕГОДНЯ() = 22.01.15
2. Исходные данные:
Начинаем заполнять продолжительность этапов выполнения заказов, их начало и завершение в привязке друг к другу. Все значения интервалов времени – в сутках. Все одиннадцать пунктов-вопросов сформулированы в наиболее простом и понятном для начальников отделов и участков виде без привязок к конкретным датам (кроме первого). Это позволяет легко двигать план-график по временной шкале в случае необходимости и корректировать интервалы времени, требующиеся для выполнения этапов.
1. День начала разработки чертежей в КБ вводим
в ячейку D8: 15.01.15
/Числовой формат ячейки – «Дата», тип – «14.03.01»/
Планируем, что КБ приступит к работе по этому заказу 15.01.2015.
2. Продолжительность разработки всех чертежей в КБ по этому заказу вписываем
в D9: 8
Планируем, что разработка полного комплекта чертежей займет 8 суток.
3. Количество суток от даты начала разработки чертежей в КБ до дня выдачи первых чертежей из КБ на ПУ прописываем
в D10: 5
Полагаем, что конструкторы КБ разработают первые чертежи, а сотрудники ПДО их размножат и выдадут на ПУ через 5 дней после начала работы над заказом.
4. Интервал времени от даты завершения разработки всего заказа в КБ до дня окончания выдачи всех чертежей на ПУ вводим
в D11: 1
Выделяем 1 день на печать и комплектацию копий чертежей.
5. Время от дня старта разработки чертежей в КБ до даты поступления первых материалов на завод пишем
в D12: 5
Полагаем, что через 5 суток после начала работы по заказу первоочередные материалы, необходимые для выполнения заказа, начнут поступать на склад предприятия.
6. Продолжительность поставки всех материалов (металлопрокат, метизы, комплектующие) записываем
в D13: 8
Прогнозируем, что доставка всех необходимых для производства данного заказа материалов ОС будет осуществляться 8 дней.
7. Промежуток времени от дня выдачи первых чертежей на ПУ до даты начала изготовления заготовок заносим
в D14: 4
Выделяем 4 дня на подготовку производства и встраивание заказа в графики рабочих центров.
8. Общую продолжительность изготовления всех изделий (металлоконструкций) по заказу на ПУ вводим
в D15: 23
Планируем, что с момента начала изготовления на ПУ первой детали по заказу до момента вывоза последнего изделия на УПиО необходимо 23 дня в соответствии с технологией, мощностью и загруженностью производства.
9. Интервал времени от даты старта изготовления заготовок на ПУ до даты сдачи первых изделий на УПиО прописываем
в D16: 5
Считаем, что выполнение всех технологических операций по изготовлению одного среднестатистического изделия на ПУ займет не более 5 суток.
10. Количество суток от даты сдачи первых изделий на УПиО до дня начала отгрузки заказа вписываем
в D17: 6
Полагаем, что через 6 дней после начала поступления изделий с ПУ на УПиО будет покрашена, промаркирована, скомплектована, упакована, погружена на транспорт и отправлена заказчику первая партия заказа.
11. Продолжительность отгрузки металлоконструкций всего заказа в соответствии с условиями договора пишем
в D18: 16
Планируем, что между первой и последней отгрузками у нас есть 16 суток.
3. Расчет значений в таблице для диаграммы Ганта:
Эта таблица вспомогательная, на основе ее значений строится диаграмма Ганта в Excel. Все значения вычисляются автоматически по формулам на основе исходных данных.
1. В ячейках G3-G7 выделены названия пяти основных этапов выполнения заказа.
2. В H3-H7 вычисляются даты старта каждого этапа:
в H3: =D8 =15.01.15
в H4: =H3+D10 =20.01.15
в H5: =H3+D12 =20.01.15
в H6: =H4+D14+D16 =29.01.15
в H7: =H6+D17 =04.02.15
/Числовой формат ячеек H3-H7 – «Дата», тип – «14.03.01»/
3. В I3-I7 высчитывается — сколько времени в сутках прошло от начала каждого этапа (значения ограничиваются продолжительностью этапов):
в I3: =ЕСЛИ(($C$6-H3)>=D9;D9;$C$6-H3) =7
в I4: =ЕСЛИ(($C$6-H4)>=(D9-D10+D11);(D9-D10+D11);$C$6-H4) =2
в I5: =ЕСЛИ(($C$6-H5)>=D13;D13;$C$6-H5) =2
в I6: =ЕСЛИ(($C$6-H6)>=D15-D16;D15-D16;$C$6-H6) =-7
в I7: =ЕСЛИ(($C$6-H7)>=D18;D18;$C$6-H7) =-13
Отрицательные значения свидетельствуют о том, что до планового старта этапа еще есть время.
4. В J3-J7 рассчитывается — сколько времени в сутках осталось до конца каждого этапа (значения также ограничиваются продолжительностью этапов):
в J3: =ЕСЛИ(I3<0;D9;D9-I3) =1
в J4: =ЕСЛИ(I4<0;(D9-D10+D11);(D9-D10+D11) -I4) =2
в J5: =ЕСЛИ(I5<0;D13;D13-I5) =6
в J6: =ЕСЛИ(I6<0;D15-D16;D15-D16-I6) =18
в J7: =ЕСЛИ(I7<0;D18;D18-I7) =16
4. Создание и форматирование диаграммы Ганта:
1. Выделяем только что созданную таблицу — область G2-J7 — и нажимаем на пиктограмму «Мастер диаграмм» на панели инструментов Excel «Стандартная» — запускаем мастера.
2. В выпавшем окне на вкладке «Стандартные» выбираем тип диаграммы «Линейчатая», вид – «Линейчатая диаграмма с накоплением…»
5. Переходим к четвертому последнему шагу, нажимая на ту же кнопку «Далее». Помещаем диаграмму на этом же листе и нажимаем кнопку «Готово.
Заготовка для диаграммы Ганта создана.
6. Удалим с поля диаграммы «Легенду» (цветные квадратики и надписи «Прошло суток» и «Осталось суток») – щелкаем правой кнопкой мыши на поле, где размещена «Легенда» и в выпавшем окошке выбираем «Очистить».
7. Настроим горизонтальную ось. Для этого делаем двойной щелчок левой кнопкой мыши на «Оси значений». В выпавшем окне «Формат оси» настраиваем вкладки «Шкала», «Шрифт», «Число» и «Выравнивание» так, как показано на скриншотах.
Числа, ограничивающие шкалу времени слева и справа — это порядковые номера дней, отсчитанные от 01.01.1900.
Чтобы узнать порядковый номер любой даты, необходимо ввести ее в ячейку листа MS Excel, затем применить к этой ячейке числовой формат «Общий» и считать ответ.
8. Наводим мышь на «Область диаграммы» и щелчком правой кнопки вызываем контекстное меню, в котором выбираем «Исходные данные». В выпавшем окошке выбираем вкладку «Ряд», добавляем новый ряд «Дата начала этапа» и исправляем «Подписи по оси Х». Все должно стать так, как на снимке.
9. Настроим вертикальную ось. Щелкаем дважды левой кнопкой мыши на «Оси категорий». В окне «Формат оси» настраиваем вкладку «Шкала» в соответствии со снимком помещенными далее.
Вкладку «Шрифт» настраиваем точно так же, как сделали для горизонтальной оси.
10. Двойным щелчком левой кнопки мыши на любой из светло-желтых полосок ряда «Дата начала этапа» вызываем выпадающее окно «Формат ряда данных». На вкладке «Порядок рядов» перемещаем ряд «Дата начала этапа» на самый верх списка.
Теперь мы видим полоски всех рядов данных диаграммы.
11. Сделаем невидимыми полоски ряда «Дата начала этапа».
Диаграмма Ганта построена, осталось ее красочно оформить — отформатировать.
12. Наводим мышь на «Область диаграммы» и дважды щелкаем левой кнопкой. В выпавшем окне «Формат области диаграммы» нажимаем на вкладке «Вид» на кнопку «Способы заливки». В выпавшем окошке «Способы заливки» выбираем вкладку «Текстура» и на ней выбираем «Пергамент».
Закрываем окна нажатием на кнопки «ОК». Область диаграммы залита текстурой «Пергамент».
13. Наводим мышь на «Область построения диаграммы» и делаем двойной щелчок. В появившемся окне «Формат области построения» на вкладке «Вид» нажимаем на кнопку «Способы заливки». В окне «Способы заливки» выбираем вкладку «Градиентная» и настраиваем, например, так, как показано ниже.
Закрываем окна кнопкой «ОК». Область построения диаграммы залита созданным только что градиентом.
14. Изменяем цвета полосок на более яркие цвета – зеленый и желтый. Подводим указатель мыши на полоску ряда «Прошло суток» и дважды щелкаем мышкой. Настраиваем вкладку «Вид» выпавшего окна «Формат ряда данных» как на скриншоте.
Аналогично меняем цвет на желтый для полоски ряда «Осталось суток».
15. В завершении выделим недели на оси времени. Наводим курсор на «Основные линии сетки оси значений», двойной щелчок и в окне «Формат линии сетки» установим самую большую толщину линии.
Форматирование завершено – результат на картинке в самом верху статьи и ниже этого текста.
Заключение.
Способ создания диаграммы Ганта в Excel, описанный в этой статье давно и широко известен. Я лишь немного изменил схему ввода исходных данных, привязав все этапы плана к одной дате – дню старта процесса. В то же время определение текущей даты происходит автоматически по формуле в объединенной ячейке C6D6E6. Практика использования этого подхода доказала удобство, простоту и наглядность такого решения.
Ежедневно и автоматически линия, определяющая текущие сутки (граница между зеленым и желтым цветом), перемещается по шкале времени, показывая вам в какой стадии выполнения должны находиться этапы процесса согласно составленному плану. На картинке вверху текущая дата — 22.01.15.
Если возникнут вопросы, пишите их в комментариях, уважаемые читатели. Возможно, наш диалог будет полезен и другим.
Построим диаграмму, напоминающую диаграмму Ганта.
Диаграмма Ганта в MS EXCEL часто используется при управлении проектами. Эта диаграмма может отображать:
- перечень работ/ задач проекта;
- плановую длительность работ;
- связи между работами;
- процент выполнения.
Создадим сначала простейшую диаграмму Ганта, лишь отображающую длительность работ: без связей и % выполнения (см. файл примера ):
Пусть необходимо спланировать процесс приобретения нескольких единиц оборудования. Для этого будем использовать диаграмму Ганта. Исходная таблица содержит перечень оборудования, дату начала работ и длительность работ.
Для построения диаграммы необходимо сделать следующее:
- выделить любую ячейку в исходной таблице;
- через меню Вставка/ Диаграммы/ Гистограмма/ Все типы диаграмм… создать диаграмму Линейчатая с накоплением;
- выделить диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Конструктор/ Данные/ Выбрать данные добавить ряд «Начало» и сделайте его первым;
- через меню Конструктор/ Данные/ Выбрать данные поменять подписи по горизонтальной оси (в диаграмме Линейчатая с накоплением горизонтальная ось является вертикальной), чтобы отобразить названия единиц оборудования;
В итоге получим, следующую диаграмму.
Синяя часть линейчатой диаграммы представляет собой длительность работы, а красная сдвигает начало выполнения работы в соответствии со столбцом «Начало» исходной таблицы.
Сделаем заключительные шаги.
- Выделите диаграмму. Через меню Работа с Диаграммами/ Макет/ Оси/ Основная вертикальная ось/ Справа налево установите порядок сортировки названий единиц оборудования в диаграмме как в исходной таблице.
- Выделите красную часть гистограммы и поменяйте заливку с красной на бесцветную (нет заливки).
Проявив немного фантазии можно добиться желаемого результата.
Тестируем
В исходной таблице, для оборудования Весы изменим дату начала работ (сдвинем на месяц вправо) и увеличим на 15 дней длительность работ.
Как видно из рисунка, диаграмма отразила изменения, внесенные в исходную таблицу.
При всей наглядности, построенная диаграмма имеет ряд недостатков :
- начала работ жестко фиксированы;
- невозможно отобразить процент выполнения работ;
- работы не связаны.
В статье решена задача создания более совершенного варианта диаграммы Ганта.
Примечание : Диаграмму Ганта можно построить с помощью и, соответственно, без использования стандартных диаграмм EXCEL. Пример такого построения приведен на сайте Microsoft в разделе шаблонов . Но, этот подход мне кажется достаточно трудоемким и, к тому же, имеет ряд недостатков: % выполнения работы устанавливается лишь приблизительно (в зависимости от количества использованных столбцов), в шаблоне не настроены связи между работами (хотя это возможно сделать), сложно сделать подписи к отрезкам работ на диаграмме (если необходимо). Хотя диаграмма не лишена и сильных сторон: шаблон выглядит профессионально, можно настроить внеплановые работы, можно настроить рассматриваемый период (вертикальная линия, отображающая заданный временной интервал).
В активной фазе инициации проекта начинается другая его стадия – планирование. Особенностью процессов планирования в проектном виде деятельности является непрекращающаяся коррекция и актуализация планов вплоть до стадии завершения. Диаграмма Ганта, как одна из форм представления расписания календарного плана, инструментально позволяет достигать наилучшего качества оценки ресурсных составов и взаимосвязей работ. Это уменьшает потребности в изменениях в ходе последующей реализации проектных мероприятий.
Методологические основы работы с диаграммой Ганта
Календарный план в интерпретации PMI (Руководство PMBOK) называется расписанием проекта. Оно создается с целью расчета сроков выполнения основных проектных операций, определения полной продолжительности проекта. В рамках календарного плана производится согласование сроков со всеми заинтересованными сторонами и утверждение соответствующих документов. Расписание в цепочке процессов планирования проекта тесно сопряжено с иерархической структурой работ, его бюджетом и матрицей ответственности.
Глубина проработки календарного плана зависит от того, как быстро находятся ресурсы под выполнение декомпозируемой задачи. Имеются в виду, в первую очередь, ответственные ресурсы за результаты задач в лице сотрудников компании или привлекаемых со стороны участников. Во вторую очередь, во внимание принимаются другие ресурсы: финансовые, материальные и информационные. Для определения степени детализации менеджеру проекта следует понимать, что он способен контролировать ходы выполнения всех задач и вытекающих из них действий. При этом избыточная детализация не нужна и даже вредна.
Сроки, содержание и последовательность работ определяют правила и возможности контроля, реализуемые благодаря основному документу, координирующему ход событий, – календарному плану. Этот документ является документированной формой, носителем поставленных ответственным ресурсам проектных задач, поскольку он имеет состав формулировок результатов, сроков, ответственных ресурсов. Помимо прочего, расписание закреплено утверждением руководителя. Различают следующие виды расписания проекта:
- сетевая диаграмма;
- ленточная диаграмма;
- план по вехам;
- табличная форма представления работ;
- линейная диаграмма или диаграмма Ганта.
Упрощенная модель графика Ганта
Выше размещена принципиальная схема построения одной из наиболее распространенных форм представления расписания операций по проектной задаче, которая называется «диаграмма Ганта», или более достоверно – диаграмма Гантта (по имени ее автора). Честорский инженер, ученый Генри Гантт (США, начало XX века) разработал разновидность ленточной диаграммы, включающую шкалу выполняемых задач и временную шкалу. Временные ленты выполняемых проектных задач находятся во взаимосвязях друг с другом, визуально изображаемых в форме фигурных стрелок. В модели реализованы все варианты связей.
- Независимый момент начала работы.
- Начало-окончание.
- Начало-начало.
- Окончание-окончание.
- Окончание-начало.
Диаграммы Ганта оказались легко осваиваемыми, простыми в исполнении и получили широкое распространение в проектной практике. Особенно диаграмма Ганта популярна в строительстве. Идеология модели применена в специализированной компьютерной программе Microsoft Project, благодаря которой менеджер проекта может в широком диапазоне пользоваться настройками календарного плана для удобства работы и оперативного контроля.
Рассмотрение примера построения диаграммы
Как квалифицированно построить график Ганта? Что главное при этом нужно учесть? Для ответа на эти вопросы мы рассмотрим пример построения диаграммы Ганта на основе небольшого проекта внедрения производства продукта «Неон». Проект планируется сделать на основе приобретаемого компанией специализированного оборудования, требующего монтажа, сформированных навыков его использования и обслуживания. Предполагается достаточно серьезная маркетинговая проработка рыночного потенциала продукта. Далее вашему вниманию представлена выписка из состава мероприятий по проекту.
Выписка из примера состава работ по проекту «Неон»
По существу, эта выписка – ни что иное, как часть диаграммы Ганта из пакета MS Project. Продукт позволяет сделать диаграмму в различных вариантах представления: диаграмма Ганта, использование имеющихся ресурсов, применение задач. Наш пример проекта, введенный в программу, далее показан в форме образа интерфейса, разделенного на две части. Слева располагается содержательная часть задачи, а справа – непосредственно линейный график планируемых работ.
Пример общего вида интерфейса графика Ганта в программе MP
Диаграмма Ганта состоит из линий задач, показанных в форме синих прямоугольников с привязкой к календарю. Рядом с ними отображаются ответственные ресурсы и доля их месячных трудозатрат на исполнение операций. Построение взаимосвязей между работами выполнено с применением стрелок. Объединенные задачи показаны на графике в виде серых горизонтальных скобок. В левой части диаграммы Ганта отображены задачи, состав основных параметров которых отображен таблично и включает следующие элементы.
- Идентификатор.
- Наименование задачи.
- Длительность.
- Дата начала.
- Дата окончания.
- Ответственный ресурс.
- Трудоемкость.
- Процент выполнения.
- Уровень иерархии.
- Параметр приоритетности.
- Резерв времени под задачу.
- Идентификаторы предшествующих операций.
- Вид связи предшествующей работы с текущей.
- Сдвиг времени текущей работы по отношению к предшествующей.
Построение взаимосвязей задач зависит от их вида. Рассматриваемый пример проекта включает все четыре типа связей. Связь «5НО» означает, что окончание данной работы привязано к началу «предшествующей» за №5, которая по идентификационному номеру в нашем случае планируется выполнить позже текущей задачи. Связь «2ОН+2» олицетворяет обычный вариант взаимозависимости последовательно выполняемых операций, когда начало текущей операции за №4 связано с окончанием предыдущей за №2 с запаздыванием на 2 дня.
Примеры связей «начало-окончание» и «окончание-начало» на диаграмме Ганта
Связь «7НН+6» говорит нам, что мероприятие начинается с запаздыванием в 6 дней по отношению к началу предыдущей операции за №7. Взаимосвязь задач «7ОО» свидетельствует, что данная работа должна быть окончена именно в момент окончания предыдущей операции за №7. Пример такой связи показан на следующем фрагменте графика, представленном ниже.
Примеры связей «начало-начало» и «окончание-окончание» на диаграмме Ганта
Сделать качественный календарный план проекта с применением таких современных и доступных средств, как MS Project, не составляет практических сложностей. Другой вопрос заключается в том, как обеспечить актуальность диаграммы Ганта на протяжении всего проекта. Спешу заявить, что в моей практике сделать это было крайне сложно. Учесть все нюансы заранее нельзя, а поддержание графика и постоянное его пополнение и коррекция – просто не оправданы по трудозатратам. Поэтому, считая данный вид представления расписания самым удобным, рекомендую его использовать не более двух-трех раз для презентации куратору и другим влиятельным участникам проекта в решающие моменты его судьбы.
Мне нравится Excel. Я использую Excel каждый день. На работе и дома по всему миру люди постоянно используют Excel для всевозможных целей – от импровизированного калькулятора до отслеживания огромных проектов. Учитывая вездесущность Excel, не удивительно, что так много людей пытаются использовать эту программу для решения задач, которые она никогда не должна была решать.
Чтобы продемонстрировать, о чём я говорю, я создал это обучающее пособие под названием «Как создать диаграмму Ганта в Excel». Я расскажу вам, как создать диаграмму Ганта в Excel, а затем покажу, как легко и просто .
Что такое диаграмма Ганта?
Диаграммы Ганта позволяют легко визуализировать сроки , трансформируя названия задач, даты начала и окончания выполнения, а также длительность в каскадные горизонтальные гистограммы.
Как создать диаграмму Ганта в Excel
1. Создание таблицы задач
Укажите дату начала выполнения каждой задачи вашего проекта в порядке возрастания дат. В таблицу обязательно включите название задачи, дату начала выполнения, длительность и срок выполнения.
Сделайте ваш список максимально полным. Excel имеет свои ограничения, и последующее добавление задач или столбцов может повлечь за собой необходимость менять формат всей диаграммы.
2. Построение гистограммы
В верхнем меню выберите раздел «Вставка», а затем щёлкните по иконке «Вставить линейчатую гистограмму». Появится выпадающее меню, в котором выберите опцию «Линейчатая с накоплением», выделенную ниже зелёным цветом. После чего в вашей электронной таблице появится пустая диаграмма.
Добавьте данные для столбца «Дата начала».
- Наведите курсор мыши на пустую диаграмму Excel и щёлкните правой кнопкой. Затем щёлкните левой кнопкой и выберите «Выбрать данные…». Появится диалоговое окно «Выбор источника данных».
- В разделе «Элементы легенды (ряды)» нажмите «Добавить». Откроется окно «Изменение ряда».
- Нажмите на пустое «Имя ряда»: сначала на пустое поле ячейки диалогового окна, а затем на ячейку «Дата начала» таблицы.
- Нажмите на иконку в конце поля «Значения». Иконка представляет собой маленькую таблицу с красной стрелкой (нижняя иконка). Откроется окно «Изменение ряда».
- Нажмите на ячейку с первой датой, 1 марта в нашем примере, и перетащите мышь вниз к ячейке с последней датой. После того, как вы выделили нужные даты, щёлкните по иконке в конце поля “Изменение ряда». Это окно закроется и откроется предыдущее окно. Нажмите «ОК». Ваши даты начала выполнения задач теперь занесены в диаграмму Ганта.
Теперь добавим столбец «Длительность», используя аналогичную процедуру, которую мы использовали для добавления дат начала выполнения задач.
- В разделе «Элементы легенды (ряды)» нажмите «Добавить».
- Нажмите на пустое «Имя ряда»: сначала на пустое поле ячейки диалогового окна, а затем на ячейку «Длительность» таблицы.
- Нажмите на иконку в конце поля «Значения». Иконка представляет собой маленькую таблицу с красной стрелкой (нижняя иконка). Откроется окно «Изменение ряда». Нажмите на ячейку с длительностью, это 5 в нашем примере, и перетащите мышь вниз к ячейке с последней длительностью. После того, как вы выделили нужные ячейки, щёлкните по иконке в конце поля “Изменение ряда». Это окно закроется, и откроется предыдущее окно. Нажмите «ОК». Значения длительностей задач теперь занесены в диаграмму Ганта.
Превратите даты в левой части диаграммы в список задач.
- Щёлкните по любой строке диаграммы, затем правой кнопкой мыши выберите «Выбрать данные…».
- В разделе «Подписи горизонтальной оси (категории)» нажмите «Изменить».
- При помощи мыши выделите названия ваших задач. Обратите внимание, что нельзя включать само название столбца, «Задача».
- Нажмите «OК».
- Нажмите «OК» ещё раз.
Ваша диаграмма Ганта теперь должна выглядеть вот так:
3.
Форматирование вашей диаграммы Ганта
Теперь у вас есть линейчатая гистограмма с накоплением. Даты начала выполнения задач отмечены синим, а длительности – оранжевым.
Обратите внимание, что задачи размещаются в обратном порядке. Чтобы исправить это, щёлкните по списку задач, чтобы выделить их, а затем правой кнопкой мыши выберите «Формат оси». Поставьте отметку рядом с «Обратный порядок категорий» и закройте окно.
Чтобы создать в вашей диаграмме Ганта больше пространства, удалите в правой части легенды «Дата начала» и «Длительность». Выберите их с помощью мыши, и нажмите «Удалить».
Скройте синие части каждой строки. Щёлкните по синей части любой строки, чтобы выделить её. Затем правой кнопкой мыши выберите «Формат ряда данных…». После чего.
- В разделе «Заливка» выберите «Нет заливки».
- В разделе «Граница» выберите «Нет линий».
Вы почти закончили создание диаграммы Ганта. Вам осталось только удалить пустое пространство в начале диаграммы. Для этого:
- Кликните по ячейке с первой датой начала в вашей таблице. Правой кнопкой мыши выберите «Формат ячеек», а затем «Общий». Запомните число, которое вы видите. В нашем примере это 42064. Нажмите «Отмена», так как вам не нужно вносить какие-либо изменения в этом окне.
- На диаграмме Ганта выберите даты, располагающиеся над строками, щёлкните правой кнопкой мыши по ним и выберите «Формат оси».
- Измените границу Минимума на число, которое вы только что запомнили.
- Измените значение Основных делений на 2 – для каждого следующего дня. Посмотрите, как изменения этих параметров меняют внешний вид диаграммы, и выберите подходящий.
- Закройте окно.
Если вы хотите сделать вашу диаграмму более интересной, удалите пустое пространство между строками. Для этого.
- Шёлкните по верхней оранжевой строке.
- Правой кнопкой мыши выберите «Формат ряда данных…».
- Установите величину перекрытия рядов на 100%, а величину бокового зазора – на 10%.
Итак, ваша диаграмма Ганта готова. Она должна выглядеть вот так:
А теперь – более простой путь
То, что мы проделали только что, достаточно трудно запомнить.
Да, у вас будет симпатичная диаграмма Ганта, то работать с ней не так-то просто.
- диаграмма не меняет размер автоматически по мере добавления новых задач;
- её сложно читать, так как в ней отсутствует сетка или маркировка по дням;
- в ней невозможно менять даты начала, длительность или срок выполнения задач, а также изменять другие данные автоматически;
- вы не можете предоставлять доступ к диаграмме другим людям или предоставлять им статус наблюдателя, редактора или администратора;
- вы не можете публиковать диаграммы Ганта из Excel в качестве интерактивной веб-страницы, которую ваша команда может просматривать и обновлять.
Smartsheet
Конечно, в Excel можно создавать более полные диаграммы Ганта, но они потребуют более сложной установки и обслуживания. А характеристики, которые делают диаграммы Ганта полезными, открытыми для внешнего доступа и совместной работы, не присутствуют в Excel.
Как создать диаграмму Ганта в Smartsheet
Чтобы создать в Smartsheet диаграмму Ганта, необходимо:
Smartsheet предложит вам назвать вашу таблицу с диаграммой Ганта. Теперь вы можете создавать диаграмму и составлять ваш список задач.
Добавляйте названия для каждой задачи, а также данные для двух столбцов на выбор – «Дата начала», «Длительность» или «Срок выполнения». Заполните только два столбца, и Smartsheet добавит все остальные данные. Затем, если вам надо будет изменить какие-либо данные для этих трех столбцов, другие два будут автоматически пересчитаны.
Кроме того, точно так же автоматически Smartsheet добавляет горизонтальные строки. В отличие от Excel, вам не нужно ничего форматировать. Smartsheet все сделает за вас.
Воспользуйтесь мышь, чтобы перетащить любой край зелёной строки, и вы сможете оценить ещё одну отлично проработанную функцию – Smartsheet изменит соответствующие даты и длительности в таблице задач. Теперь вы можете добавлять дополнительные данные в диаграмму, например, задачи-предшественники и группы задач.
Вы даже можете переключиться в представление «Календарь».
Таким образом, даже самая простая диаграмма Ганта в Smartsheet гораздо более функциональная и отзывчивая, чем диаграмма в Excel, а ведь вы только начали работу. Просмотрите наше обучающее видео, чтобы узнать больше.
Проверьте сами. Если у вас до сих пор нет учётной записи Smartsheet, попробуйте нашу бесплатную версию. Получите 30 дней пробного периода без необходимости устанавливать что-либо.